Адреса: 45000, м. Ковель, вул. Незалежності, 73, кабінет 210, тел (03352) 6-17-22
45000, м.Ковель, вул.Драгоманова, 22, кабінет 2, тел.(03352) 5-33-87
Контактний телефон: (03352) 6 -17 – 22
Електронна адреса: info@kovelrada.gov.ua
У межах своєї компетенції відділ:
Забезпечує документообіг та облік службових документів, звернень громадян, запитів на інформацію (із застосуванням системи електронного документообігу), адресованих керівництву міської ради та виконавчого комітету.
Здійснює облік, попередній розгляд і моніторинг розгляду письмових звернень громадян, які надійшли поштою, переданих громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства, електронних звернень, направлених з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, а також звернень громадян, що надійшли через народних депутатів України, депутатів міської ради, органи державної влади, місцевого самоврядування до Ковельської міської ради.
Здійснює попередній розгляд, опрацювання, облік, систематизацію запитів на інформацію, що надходять на адресу міського голови та його заступників, секретаря міської ради відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації”.
Здійснює організацію роботи з електронними петиціями, адресованими Ковельській міській раді через вебсайт Єдиної системи місцевих електронних петицій, яка інтегрована з офіційним вебсайтом Ковельської міської ради;
Узагальнює пропозиції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами, відділів і управлінь виконкому, організацій і установ міста щодо перспективного та поточного планування. Готує та вносить на розгляд виконавчого комітету проекти плану роботи виконавчого комітету, здійснює контроль за їх виконанням.
Формує щотижневі плани заходів, в яких беруть участь міський голова, секретар міської ради, перший заступник та заступники міського голови, керуючий справами.
Розробляє регламент роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкцію з діловодства, формує номенклатуру справ відділу, зведену номенклатуру справ з врахуванням пропозицій виконавчих органів міської ради.
Розміщує на офіційному вебсайті міської ради проекти рішень виконавчого комітету, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови з основної діяльності, звіти щодо задоволення запитів на інформацію та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних у формі відкритих даних.
Бере участь у розробці проєктів рішень виконавчого комітету, проектів розпоряджень міського голови, перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та правилам сучасної української ділової мови.
Здійснює організаційні заходи для проведення засідань виконавчого комітету.
Здійснює ведення та оформлення протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, протоколів нарад у міського голови, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами, засідань оргкомітетів, доручення доводить до виконавців.
Реєструє ухвалені рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови та веде їх облік із застосуванням системи електронного документообігу.
Здійснює організаційне забезпечення діяльності керівництва та виконавчого комітету міської ради.
Готує матеріали щодо відзначення підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління міської ради, а також жителів міста нагородами та заохоченнями, веде відповідний облік, забезпечує квітковою продукцією.
Щокварталу аналізує стан роботи із запитами на інформацію, готує висновки та пропозиції, аналітичні матеріали та звіти.
Веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом „Для службового користування”.
Уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, удосконалює форми і методи роботи з документами у виконавчому комітеті з урахуванням використання системи електронного документообігу.
Бере участь у розробці методичних матеріалів, довідників та посібників, необхідних для роботи виконавчих органів міської ради.
В межах своєї компетенції проводить розробку нормативно-правових актів (рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови).
Веде формування справ зі службовими документами, відповідно з номенклатурою та Інструкцією з діловодства, після їх відповідного опрацювання, здійснює передачу документів та архівне зберігання.
