Архівний відділ

Адреса: м.Ковель, вул.Незалежності, 73, контактний телефон 6-17-47

Архівний відділ виконавчого комітету Ковельської міської ради (далі –Відділ) має повноваження органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства та підконтрольний Державній архівній службі України.

Шинкарук Раїса Георгіївна- начальник архівного відділу

Відділ реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснює управління архівною справою і діловодством на території міста.
Забезпечує облік, зберігання і охорону документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій. На державному зберіганні у відділі знадходяться документи 26 установ, організацій і підприємств міста списку № 1.
Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів (списки № 1, № 2 та № 3).
Веде зведений облік документів, що зберігають комунальні підприємства і організації міста та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них Державному архіву Волинської області.
Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам і організаціям з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ і організацій.
Погоджує подані підприємствами, установами і організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, що перебувають у зоні комплектування відділу, номенклатур справ та актів про знищення документів, що не підлягають зберіганню, на засіданнях експертної комісії.
Розглядає підготовлені підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, анотовані переліки документів, що підлягають віднесенню до унікальних, подає їх для затвердження експертно-перевірній комісії Державного архіву Волинської області.
Видає підприємствам, установам і організаціям в установленому порядку архівні довідки, копії та витяги із документів, що зберігаються у відділі, на безоплатній основі.